Tietosuoja- ja rekisteriseloste
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 mukainen tietosuojaseloste tietojen käsittelytoimista Musiikkiterapeutti Tiina Meriluoto Oy:ssä. Laadittu 24.5.2018
1. Rekisterin pitäjä
Musiikkiterapeutti Tiina Meriluoto Oy
Yhteystiedot:
Ahotie 25 A
96600 Rovaniemi
puh 040 7151558
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Toimitusjohtaja Tiina Meriluoto
Ahotie 25 A
96600 Rovaniemi
puh 040 7151558
tiina.meriluoto@musiikkiterapia.com
2. Rekisteröidyt
Musiikkiterapeutti Tiina Meriluoto Oy:n asiakkaat
3. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus sekä rekisterin pitämisen
peruste
Asiakkaan kuntoutuksen järjestäminen ja toteuttaminen sekä terapiapalvelujen laskutus. Henkilötietoja käsitellään asiakkaan yksiselitteisesti antamalla suostumuksella, lakiin perustuen tai
asiakassuhteeseen liittyen.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakkaan perustiedot
- nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot
- alaikäisen asiakkaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
- asiakkaan ilmoittaman lähiomaisen nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot
- asiakkaan kuntoutukseen osallistuvat yhteistyökumppanit ja muut yhdyshenkilöt sekä heidän yhteystietonsa: hoitavan tahon edustajat, koulu, päiväkoti, aamu/iltapäivä/tilapäishoitopaikat, avustajat, koulunkäynninohjaajat, vapaa-ajanohjaajat, muut terapeutit)
Hoitotiedot, tutkimustiedot, terapiasopimuksessa/suunnitelmassa yksilöidyt tiedot, terapiamuistiinpanot, harjoitteluohjeet, valokuvia, videoita, äänitteitä
Terapiapäätökset, maksusitoumukset, laskutustiedot
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:
Musiikkiterapeutti Tiina Meriluoto Oy
Ahotie 25 A
96600 Rovaniemi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaalta itseltään saadut tiedot heidän täyttämistään rekisteritietolomakkeista tai heidän puhelimitse tai suullisesti antamanaan.
Asiakkaan tai huoltajan suostumuksella asiakkaan omaisilta, hoitavilta yksiköiltä ja muilta kuntoutukseen osallistuvilta yhteistyökumppaneilta sekä Kelalta saatavat tiedot.
Kuntoutuksen yhteydessä muodostuneet tiedot.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen, suostumuksellanne tai huoltajien kanssa tehdyllä sopimuksella. Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia ja tietosuoja-asetusta.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Musiikkiterapeutti Tiina Meriluoto Oy:n ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (esim. IT-tuki), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
9. Tietojen säilyttäminen ja oikeellisuus
Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita, huomioiden muun muassa kirjanpitolainsäädännön. Tietojen säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen sekä olemassa olevan
lainsäädännön mukaisesti.
Musiikkiterapiapalveluun liittyvä aineisto säilytetään koko asiakassuhteen ajan. Sopimussuhteen päättyessä säilytysaika jatkuu Musiikkiterapeutti Tiina Meriluoto Oy:n ja Kelan välisen Kelan
avoterapiapalveluiden tuottamista koskevan sopimuksen voimassaolon ajan, jotta Kela voi halutessaan käyttää auditoimisoikeuttaan niihin. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan.
Laskutusaineisto säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaan kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.
Haluamme pitää tietokantamme ajan tasalla ja päivitämme vuosittain asiakkaan yhteystiedot. Voitte myös itse ottaa meihin tarvittaessa aiemmin yhteyttä tietojenne muuttuessa. Vastaatte antamienne tietojen oikeellisuudesta.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus ja luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein Musiikkiterapeutti Tiina Meriluoto Oy:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Tietoja käsittelee vain henkilötietojen
käsittelyyn oikeutettu henkilö.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.